Dans son discours télévisé en date du 12 mars 2020, le Président de la République Emmanuel MACRON a annoncé 5 grandes mesures en matière social pour les entreprises :
- Le report des cotisations et impôts dus en mars 2020 sans pénalité, sans justificatif et sans formalité.
- L’annulation ou le rééchelonnement des sommes dues par les entreprises pour toutes celles qui en ont besoin
- Le recours facilité au chômage partiel
- La mise en place du télétravail autant que possible
- L’indemnisation facilité des salariés contraints de rester chez eux pour garder leur enfant si le recours au télétravail n’est pas possible
Si les deux premières mesures ne peuvent être précisées à ce jour, nous pouvons d’ores et déjà vous donner quelques explications complémentaires pour les suivantes et pour la RGPD :
1 / Le recours au chômage partiel :
L’activité partielle est un outil de prévention des licenciements économiques qui permet de maintenir les salariés dans l’emploi, éviter le chômage partiel afin de conserver des compétences, voire de les renforcer lorsque leur entreprise fait face à des difficultés économiques conjoncturelles ce qui est notamment le cas avec le COVID 19.
La fermeture temporaire de votre établissement ou la réduction de l’horaire de travail que vous pratiquez habituellement entraîne une perte des salaires de vos salariés qui vont ainsi bénéficier d’une allocation spécifique qui est à charge de l’Etat.
Lorsque vos salariés sont placés en position d’activité partielle, le contrat de travail n’est pas rompu. Il est simplement suspendu. Vous allez alors leur verser une indemnité d’activité partielle à la date normale de leur paie. L’indemnité est égale à 70 % de la rémunération antérieure brute de votre salarié.
Pour vous accompagner dans le versement de cette indemnité, vous bénéficiez d’une allocation forfaitaire cofinancée par l’Etat et l’UNEDIC. Son montant est égal à 7,74 euros/heure perdue pour les entreprises de 250 salariés au plus, et à 7,23 euros/heure perdue pour les entreprises de plus de 250 salariés.
Cette allocation est versée mensuellement par l’agence de services et de paiement (ASP) pour le compte de l’État, suite à la demande mensuelle d’indemnisation de l’entreprise. Elle vous permet d’obtenir un remboursement partiel de l’indemnisation versée à vos salariés.
Les demandes d’activité partielle doivent être déposées sur le portail https://activitepartielle.emploi.gouv.fr/aparts/ en amont du placement effectif des salariés en activité partielle. Elles sont instruites par l’unité départementale territorialement compétente sous un délai de 15 jours qui semble-t-il est réduit à 48 heures en théorie face à l’épidémie.
Sur ce site vous trouverez également un simulateur pour comprendre cette indemnisation.
2/ Le télétravail :
Les entreprises pouvant mettre en place du télétravail pour ses salariés doivent le faire. Elles doivent également examiner toutes les demandes des salariés allant dans ce sens et tout mettre en œuvre pour ce faire dans le cadre de leur obligation de sécurité.
Le télétravail peut être mis en place très simplement, pour cette période, il n’y a pas lieu de rédiger des avenants temporaires.
Il est cependant recommandé de mettre à la disposition du salarié tout le matériel nécessaire (téléphone, …) afin d’éviter d’avoir des frais à rembourser pour l’utilisation de moyens personnels par le salarié.
3/ l’arrêt de travail pour garde des enfants ou confinement :
Un décret du 9 mars complète deux autres décrets parus ces dernières semaines concernant les conditions dérogatoires d’indemnisation des salariés se trouvant dans l’impossibilité de travailler en raison de l’épidémie du coronavirus. Retour sur les principales mesures prévues par ces textes.
Le décret du 9 mars (D. n° 2020-227, 9 mars 2020 : JO, 10 mars), qui modifie le premier décret paru le 31 janvier (D. n° 2020-73, 31 janvier 2020 : JO 1er février) sur les conditions d’indemnisation des salariés concernés par le coronavirus, prévoit notamment d’indemniser les parents qui sont contraints de rester chez eux pour garder un enfant et de simplifier la procédure d’arrêt de travail des salariés placés en isolement.
Pour les salariés qui font l’objet d’une mesure d’isolement, d’éviction ou de maintien à domicile, dès lors qu’ils ont été en contact avec une personne malade ou qu’ils ont séjourné dans une zone concernée par un foyer épidémique, en cas d’arrêt de travail, ils peuvent bénéficier des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) sans conditions d’ouverture de droit (en principe, le salarié doit justifier d’une ancienneté d’un an pour bénéficier des IJSS) et dès le premier jour d’arrêt de travail. Le délai de carence de 3 jours ne s’applique pas.
La durée maximale de versement de ces indemnités est fixée à 20 jours.
Le décret du 9 mars élargie cette mesure aux parents d’un enfant de moins de 16 ans faisant lui-même l’objet d’une telle mesure et qui se trouvent pour l’un des motifs précités, dans l’impossibilité de continuer à travailler.
Ces derniers pourront bénéficier des indemnités journalières maladie dès le premier jour d’arrêt de travail et sans conditions d’ouverture de droit à compter du 11 mars.
Le décret du 9 mars prévoit que l’arrêt de travail de l’assuré doit être établi directement par la CPAM dont dépend l’assuré, ou le cas échéant, par les médecins conseils de la caisse nationale d’assurance maladie qui le transmettent à l’employeur.
En pratique, l’employeur doit remplir un formulaire disponible sur le site Ameli (www.declare.ameli.fr) qui fera office de demande d’arrêt de travail pour les parents d’enfants confinés à domicile.
Le salarié qui se trouve en arrêt de travail en raison de l’épidémie de coronavirus et qui bénéficie, à ce titre, des indemnités journalières de la sécurité sociale, a droit aux indemnités complémentaires versées par l’employeur dès le 1er jour d’absence. Les délais de carence des indemnisations complémentaires versées par l’employeur ne s’appliquent pas.
Le décret du 9 mars prolonge jusqu’au 30 avril 2020 la possibilité de mettre en œuvre ces mesures dérogatoires d’indemnisation.
4/ La RGPD :
La Cnil publie sur son site les précautions à respecter dans la gestion de la crise liée à l’apparition du coronavirus et ses effets sur la gestion des salariés. En effet, les RH ne peuvent pas collecter n’importe quelles données, surtout en matière de santé. Ils se doivent de respecter – même en cas de crise sanitaire – les règles instaurées par le RGPD.
En effet, les employeurs doivent veiller à ne pas prendre des mesures qui peuvent porter atteinte au respect de la vie privée des salariés. Or, le risque existe en cas de collecte de données de santé « qui iraient au-delà de la gestion des suspicions d’exposition au virus ». Ces données sont strictement encadrées par le RGPD et le code de la santé publique. Les entreprises ne peuvent pas donc « collecter de manière systématique et généralisée, ou au travers d’enquêtes et demandes individuelles, des informations relatives à la recherche d’éventuels symptômes présentés par un employé/agent et ses proches ».
Il n’est donc pas possible de mettre en œuvre, par exemple :
- des relevés obligatoires des températures corporelles de chaque employé/agent/visiteur à adresser quotidiennement à sa hiérarchie ;
- ou encore, la collecte de fiches ou questionnaires médicaux auprès de l’ensemble des employés/agents.
L’employeur dispose toutefois d’autres moyens pour gérer au mieux le risque épidémique. Il peut notamment :
- « sensibiliser et inviter ses employés à effectuer des remontées individuelles d’information les concernant en lien avec une éventuelle exposition, auprès de lui ou des autorités sanitaires compétentes ;
- faciliter leur transmission par la mise en place, au besoin, de canaux dédiés ;
- favoriser les modes de travail à distance et encourager le recours à la médecine du travail ».
En cas de signalement, un employeur peut consigner :
- la date et l’identité de la personne suspectée d’avoir été exposée ;
- les mesures organisationnelles prises (confinement, télétravail, orientation et prise de contact avec le médecin du travail, etc.)
Les entreprises peuvent également établir un plan de continuité de l’activité (PCA), qui a pour objectif de maintenir l’activité essentielle de l’organisation. « Ce plan doit notamment prévoir toutes les mesures pour protéger la sécurité des employés, identifier les activités essentielles devant être maintenues et également les personnes nécessaires à la continuité du service », rappelle la Cnil.
Lorsque l’employeur est sollicité par les autorités sanitaires, il doit communiquer les éléments liés à la nature de l’exposition, nécessaires à une éventuelle prise en charge sanitaire ou médicale de la personne exposée.